こんにちは、教育ゆるメモ先生です。
教員の会議はどの学校に行っても長いケースが多いです。（私の勤めていたところは）あるときは3時間以上も会議を続けていたり、あるときは、休憩時間にも関わらず会議を続けていたりと会議の長さに辟易していました。そんな中どうしたら会議の時間を有益でスマートにできるかを考えました。それを実践すると、議題がスムーズに進行していき、会議の時間の大幅な削減をすることができました。そんな今年実践している”会議を短く・端的に”する方法を紹介します。会議前・会議中・会議後の３つに分けてお話していきますので、ご参考になれば幸いです。それではいっていきましょう！
会議前
結論から言うと、会議前に資料を読み込んでおくシステムをつくるということです。
一般企業では当たり前のことなのですが、資料を事前に読み込んでから会議に臨むようにすることが大切です。よくあるのが、前日の定時退社後に慌ててデータで提案文書を入れて、次の日の朝ないしは放課後に初めて会議で使う資料を読むことになるパターンです。思い当たる節がありませんか？私は何度もあります。教員は忙しいので中々提案文書を早めに作成しておくのは難しいかもしれません。しかしそれを蔑ろにしたままだと、会議も遅くなり結果として自分が使える時間が減少してしまうのです。また逆に資料が早めに提案されていても、それを読まず会議中にやっと読み始めるのも、遅くなる原因です。
とにかく、提案文書は少なくとも３日前には出す。逆に前日までには提案された文書は読んでおき、要点をまとめたり、質問・議題にしたいことを明確にしておくことが大切です。それを全体で共通理解して実践していくことで、会議の時間を短く・端的にすることができます。
会議前に事前準備をしておくことで、だらだらと長く、時間がいたずらに過ぎていきく会議を避けることができます。ぜひ呼びかけて良いシステムをつくっていきましょう。
会議中
結論、会議の進行は、次の３つに絞りましょう。
①質疑をきく
あらかじめ提案資料を読んでいる前提で会議を進めていくので、提案資料を読んでもらって質問や疑問点がでてくるはずです。そこについてだけを進行の人は聞きます。それがないのであれば、この提案通りで進めます。という進行をするとスムーズです。ここで内容を読んでる時間を設けてしまったり、書いてあるのによく読んでいない質問を取り上げていては、会議は進みません。ここは割り切って徹底していきましょう。
②議題を提示する。
特に質問がなかった場合でも、提案文書を作っていて、「ここはどうするかわからないな」「これはどうすればいいか部会で決めよう」と思うことがあると思います。そういった検討しなければならないことは、提案文書を作る段階で気づける部分が多いです。その点についてあらかじめ次第で出しておき、議題として出していくと会議の方向性が定まり、進行しやすくなります。
③提案文書をデータで修正しながら作成する。
話し合いをしながら、提案文書を修正していきましょう。そうすると後でまとめ直す手間を省くことができますし、全員で見ながら修正できるので共通理解がズレた状態で進んでしまうことを防ぐことができます。
会議後
会議後は、議事録を作り、読んで周知しましょう。
議事録で大切なことは、決まったことを明確にしておくことです。よくあるのが、会議をした後に議事録を取っていたが、何が話の中で決まって、何を上部の会議で話す必要があるのかがわからず、困ってしまうことです。そうなるともう一度部会のメンバーで集まって、共通理解を再確認したり、話し合った認識と異なる認識で進めてしまうことになりかねません。
そうならないように、議事録で私は決まったことを赤で書き、一目で分かるようにしています。そうすることで要点だけ一目で理解することができ、周知が必要な場合はその点について話しやすくなります。このように、一目で分かる議事録を作ることをやってみましょう。
まとめ
①会議前に資料を読み込めるシステムをつくっておく。
②質疑→議題→提案文書の修正の進行で行う。
③何が決まったのかわかる一目見て分かる議事録を作成する。
以上の３点を意識して会議を行っていくと、会議は短く・端的になっていきます。
私は、生活指導主任や研究主任、情報主任などを担当してきましたが、その際にこういった会議の進め方をして、最近では、会議は長くとも２５分程度で終わり、平均して１５分で終わるようになっています。会議が早く終わると、自分の分掌やクラスの仕事をする時間が増えますので、仕事の効率がよくなり定時退社もできます。
もし務めている学校で会議の長さに困っている方がいらっしゃいましたら、ぜひご参考ください。
今年もよろしくおねがいします！😊
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